1.拟订会议方案。内容包括会议名称、时间、地点、议程、拟请出席领导、参会范围及职责分工等。
2.起草、审核会议通知。内容包括：会议名称、时间、地点、参会范围、主要内容等。
3.下发会议通知。会议通知下发要及时、准确，避免重发、错发、漏发。
4.落实与会人员。按照会议时间，对与会人员逐一落实并做好登记。
5.协调出席领导。安排领导出席事宜，协助做好讲话稿和主持词的起草与报送。
6.预订会议室。会议时间确定后，立即预订会议场所，并做好前期准备工作。
7.编印会议须知。大型会议需编印会议须知，内容包括日程安排、人员名单、食宿安排、注意事项等。
8.布置主席台。要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入等方面综合考虑。
9.制作会标。会标制作要准确，注意把握会标长度、字体与会场是否协调一致。
10.检查音响和灯光。根据会议议程安排话筒数量和摆放位置，布置会场时和开会前要检查音响灯光。
11.编制座区图，摆放座签。根据与会人员名单，合理安排会场座次。
12.组织调度会议用车。大型会议活动，需租用车辆，要安排专人负责车辆的统筹调度。
13.安排新闻报道。需新闻报道的会议，要及时通知有关单位，提前掌握记者名单。
14.安排会场保障。通知相关部门做好会场警卫及交通疏导，防止会议期间出现意外。
15.安排电力保障。会前与供电部门沟通，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程安排专人值班，以便应对突发情况。
[二R]会中服务
16.签到、分发会议材料。工作人员提前到达会场，做好会议签到、与会人员领取文件材料等。
17.与音响师对接。准备一套会议材料，包括会议主持词交音响师，以方便把握议程安排与音响调配。
18.会议值班。会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件。
19.会场服务。提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风等情况。
20.维护会场秩序。包括会场外秩序和会场内秩序，会议召开时，会议室门口安排专人值班，防止无关人员进入。
[三R]会后总结
21.会议资料归档。会后将会议所有文件和领导发言材料收集汇总，以备查看。
22.召开总结会。分析总结会务经验教训，以便指导做好今后的会务工作。
